أعلن برنامج ضيوف الرحمن Doyof Al Rahman Program عن وظيفة مساعد اداري تنفيذي Executive Admin Assistant شاغرة وذلك للعمل بجدة

المسؤوليات:
لإدارة ومراقبة تدفق المعلومات التي تتلقاها السلطة التنفيذية وأداء الخدمات الإدارية والدعم لمكتب السلطة التنفيذية.
إدارة المعاملات المالية المتعلقة بالسلطة التنفيذية بما في ذلك العضوية والاجتماعات والندوات وتكاليف السفر.
متابعة المدفوعات والمدفوعات.
مراقبة ومراقبة المصروفات النثرية عند الاقتضاء.
فحص وتسجيل الفواتير والمقبوضات ورصد التقدم.
مراقبة ميزانية المكتب التنفيذي والإبلاغ عن أي قيود.
التصرف بشكل استباقي عند التعامل مع الزوار من خلال توقع الاحتياجات.
خطط الزيارات للمديرين التنفيذيين وضيوف DARP حسب البروتوكولات.
تحقق من وجود أخطاء عندما يكون ذلك ممكنًا قبل نقل الوثائق.
تأكد من تسجيل بيانات البائع والفواتير ومحاسبتها بشكل صحيح.
تسجيل ونقل جميع مشكلات وشكاوى الموردين والبائعين ، كما تم استلامها.
تصعيد مشاكل البائع عند الاقتضاء.
تقديم الدعم المطلوب لأعضاء الفريق والزملاء.
إدارة الوقت بكفاءة وفعالية.
موظفي الدعم في العمل المعتمد على المشروع.
يدير ويحافظ على التقويم التنفيذي بما في ذلك جدولة المواعيد والاجتماعات الداخلية والخارجية بالتوافق مع الفرق الداخلية وقسم الاتصالات وجمع أي معلومات مطلوبة.
يأخذ محضر الاجتماع وتوزيع MOM على الحضور.
تخطط لزيارات الضيوف البارزين حسب البروتوكول للضيوف المهمين وتسهيل الخدمات اللوجستية المطلوبة.
يعد لوحة القيادة للسلطة التنفيذية بالتنسيق مع الإدارات اللازمة.
المساعدة في تبسيط عمليات وإدارة المكاتب التنفيذية على أساس الأهداف قصيرة المدى وطويلة الأجل للسلطة التنفيذية.
إجراء البحوث عند الحاجة للتحضير للعروض التقديمية الخارجية أو الداخلية.
يتلقى الأسئلة والاستفسارات الموجهة إلى السلطة التنفيذية ويعمل كحلقة وصل مع الموظفين الداخليين على جميع المستويات.
تشارك بشكل استباقي وتتخذ قرارات في حل القضايا الروتينية والأساسية.
التحكم والالتزام بنظام المراسلات والتقرير الدوري فيما يتعلق بجميع المراسلات والمهام اليومية والتحديثات والتطورات ذات الصلة.
تطوير وتوليد جميع التقارير والإعلانات المطلوبة للسلطة التنفيذية وضمان دقة المعلومات.

للتقديم اضغط هنا