مطلوب سكرتير أو مدير مكتب بالمواصفات التالية

محمددددددددددد · #1 (**permalink**) 31-03-2011, 11:00 AM

تحية طيبة للجميع واشكر إدارة المنتدى
تحياتي للجميع
للتواصل
qualified22@hotmail.com

الهدف الأساسي من الوظيفة

الإشراف على تنظيم مكتب المدير العام وترتيبه وتسهيل عمل المدير العام.

الأهداف التفصيلية

- تقديم الخدمات والمعلومات اللازمة لمكتب المدير العام.
- المحافظة على أمن وسرية المعلومات والوثائق الموجودة في مكتب المدير العام.
- المحافظة على نظافة مكتب المدير العام.

المستوى التعليمي المطلوب

بكالوريوس إدارة أعمال أو دبلوم كحد أدنى

الخبرة المطلوبة

خمس سنوات في أعمال إدارة المكاتب والسكرتاريا التنفيذية..

المهارات والقدرات المطلوبة

- مهارات عالية في استخدام تطبيقات الحاسوب.
- مهارات عالية في النسخ باللغتين العربية
- معرفة جيدة بالتنظيم وحفظ الوثائق والتعامل مع الملفات.
- مهارة إدارة الوقت

اللغات المطلوبة

- إتقان اللغة الإنجليزية بشكل جيد
- إتقان اللغة العربية بشكل جيد جداَ

المهام والمسؤوليات

- يقوم بطباعة المراسلات الخاصة بالمدير العام.
- يفتح ملفات لحفظ المراسلات الصادرة عن مكتب المدير العام أو الواردة إليه أو نسخ عن هذه المراسلات وينظم هذه الملفات.
- يحضر الملفات والوثائق اللازمة لاجتماعات المدير العام.
- يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة إلى المدير العام ويحولها إليه.
- يستقبل ضيوف وزوار المدير العام ويسهل مقابلاتهم له في الأوقات المناسبة.
- يقوم باستلام رسائل الفاكس الواردة لمكتب المدير العام ويعرضها عليه لاتخاذ الإجراء المناسب يشأنها.
- يقوم بإرسال رسائل الفاكس الصادرة عن مكتب المدير العام وفقا لتوجيهاته.
- يقوم بتذكير المدير العام بمواعيد اجتماعاته سواء داخل إدارة المؤسسة أو خارجها قبل وقت كافٍ من هذه الاجتماعات.
- يتابع تنفيذ توجيهات المدير العام الموجهة إلى الموظفين ويرفع تقارير دورية للمدير العام فيما يتعلق بذلك.
- جدولة مواعيد المدير العام.

الصلاحيات

- استقبال الزوار والضيوف القادمين لزيارة مكتب المدير العام.
- الرد على المكالمات الهاتفية الواردة لمكتب المدير العام وتحويلها إليه.