حلول البطالة Unemployment Solutions - وظيفة سكرتير تنفيذي Executive Secretary - مصانع الجميح للتعبئة ALJOMAIH BOTTLING PLANTS بالرياض

أعلنت مصانع الجميح للتعبئة ALJOMAIH BOTTLING PLANTS عن وظيفة سكرتير تنفيذي Executive Secretary شاغرة وذلك للعمل بالرياض

المسؤوليات:
توثيق ومتابعة جميع المراسلات الواردة والصادرة مع مختلف الجهات المعنية لضمان توثيقها بشكل صحيح مع الحفاظ على سريتها.
إعداد وتصنيف المراسلات والنماذج والتقارير المطلوبة من قِبل قاعة المشاهير لضمان إصدارها بدقة وفي الوقت المحدد.
إنتاج المعلومات من خلال نسخها وتنسيقها وإدخالها وتحريرها واسترجاعها ونسخها وإرسالها للنصوص والبيانات والرسومات لتلبية متطلبات العمل.
تنظيم وتوفير البيانات اللازمة للمؤتمرات والاجتماعات والمواعيد لضمان دقة جميع المعلومات ومناسبتها.
جدولة وتحديث وإعداد جداول أعمال الاجتماعات ومحاضرها وتوزيعها على المشاركين لضمان تسجيل الإجراءات وتوزيعها بشكل صحيح.
رصد وجمع المعلومات والبيانات المطلوبة من قِبل قاعة المشاهير أو القسم المعني والتنسيق مع الفريق المعني لضمان دقة جميع المعلومات ذات الصلة وفقًا للمتطلبات.
يرتب ويجدول المواعيد، وبرامج الرحلات وخطط السفر لقاعة المشاهير مع الجهات المعنية الداخلية والخارجية تحت إشرافه لضمان إدارة تقويم فعّالة.
يُنشئ ويُنظّم ويحافظ على ملفات قاعة المشاهير الإلكترونية الورقية بما في ذلك المراجع والمواضيع، لتسهيل تتبعها.
يُعدّ العروض التقديمية ومراجعات الأعمال والتقارير وجميع المهام الأخرى التي يطلبها المدير لضمان سير العمل بسلاسة.
يُقدّم الدعم للقسم والفريق من خلال إكمال العمليات الروتينية مثل مطالبات النفقات وخطط الإجازات وطلبات النظام لتسهيل المعاملات التجارية.
يُحافظ على مخزون مستلزمات المكتب من خلال فحص المخزون لتحديد مستوى المخزون وتوقع الاحتياجات وتقديم طلبات اللوازم وتسريعها والتحقق من استلامها.
يستقبل المكالمات الهاتفية ويستقبل الزوار الداخليين والخارجيين ويرشدهم إلى الطريق الصحيح ويجيب على استفساراتهم لتوفير بيئة مُرحّبة.
يُحدّث نسخًا من الوثائق القانونية وملفات المراجع وسياسات وإجراءات القسم باستمرار وذلك بإضافة المعلومات الحالية وحذف المعلومات القديمة.

المؤهلات:
خبرة لا تقل عن سنتين كسكرتير ومساعد تنفيذي
القدرة على التعامل مع اتصالات الأعمال الحساسة والبيانات والمعلومات الأخرى باحترافية وسرية
مهارات تنظيمية وتعدد مهام استثنائية
مهارات تواصل شفهية وكتابية وشخصية متميزة
معرفة عملية ممتازة ببرامج مايكروسوفت أوفيس

للتقديم اضغط هنا