" لايقبل أي ايميل دون كتابة اسم الوظيفه بالعنوان "
الوظيفة الشاغره : سكرتاريه


المسمى الوظيفي :
سكرتيرة

الوصيف الوظيفي :

تنفيذ الخطط و التعليمات وتطبيق سياسة العمل، و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام في أعمال الإدارة العليا و التأكد من سير العمل وفقاً للنظام المعتمد في المنشأة .

المهام والمسئوليات :

• إعداد جدول المواعيد و الأعمال اليومية الخاصة بمكتب المدير العام .
• إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام .
• المحافظة على المظهر العام لمكتب المدير العام والاشراف على النظافة و الترتيب .
• تحرير وصياغة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالمدير العام .
• حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام واستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإلكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل وحفظ المستندات وتوجيهها للمختصين بالمنشأة .
• كتابة محاضر جميع الاجتماعات و الجلسات التي يكون المدير العام طرفاً فيها .
• التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير العام أو الاجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الاجتماع.
• مساعدة المدير العام فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف حسب توجيهاته .
• إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب المدير العام و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين .
• تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام و متابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها .
• التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية والكهربائية الموجودة .
• التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية في مكتب المدير العام ومكاتب أفراد العمل الأخرى ومتابعة احتياجات المنشأة .
• التواصل مع كافة افراد العمل بما يتم توجيهه المدير العام .
• التواصل مع عملاء المنشأة سوأ كان عبر الاتصال او البريد الالكتروني او وسائل التواصل المتاحة الأخرى بحسب توجيه المدير العام .
• حجز تذاكر السفر و الفنادق والمواصلات و بطاقات دخول المعارض والمؤتمرات والندوات وغيرها و تنظيم كافة رحلات العمل .
• كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه للمدير العام كل نهاية أسبوع .