أعلنت مجموعة المدارس الدولية International Schools Group عن وظيفة مساعد تنفيذي Executive Assistant شاغرة وذلك للعمل بالخبر

المسؤوليات:
إظهار الالتزام بسلامة وأمن الأطفال والشباب
ضمان السرية التامة لجميع جوانب هذا المنصب في دعم فرق المكتب المركزي.
اكتساب معرفة عملية بسياسات وممارسات وإجراءات منظمة ISG في المنطقة والحفاظ عليها.
تقديم الدعم الإداري والمالي لمساعد المشرف حسب الحاجة
تنظيم التقويم وترتيب المواعيد.
إعداد المستندات والعروض التقديمية والتقارير وملاحظات الاجتماعات والقوائم
إدارة حسابات بريد إلكتروني متعددة.
ترتيبات السفر وحجوزات المواصلات.
التعامل مع المستندات السرية مع ضمان بقائها آمنة.
مراجعة المواد عند الحاجة.
صياغة المراسلات للمراجعة والتحرير.
إجراء البحوث وإعداد الملخصات عند الحاجة.
التنسيق وتقديم الدعم فيما يتعلق بمسائل تكنولوجيا المعلومات.
تقديم الدعم لمديري المدارس وأولياء الأمور والطلاب فيما يتعلق بدورك:
إعداد مواد الاجتماعات ومواد الاتصال الأخرى عند الحاجة.
الحفاظ على جداول الاجتماعات ومتابعة نقاط العمل عند الحاجة
موازنة وإعداد تقارير المصروفات النثرية.
توفير الدعم لأعضاء فريق المشرف الآخرين، حسب الحاجة.
المساعدة في حجز ترتيبات سفر الموظفين، والمؤتمرات، واللقاءات، حسب الحاجة.
التواصل الأول مع فريقي مكتب المشرف والمكتب المركزي:
فحص جميع الزوار والمكالمات الهاتفية.
إدارة المراسلات الواردة والصادرة.
الترحيب بجميع الزوار والمساعدة في الاستفسارات من خلال توجيههم إلى الأشخاص المناسبين.
الحفاظ على نظافة منطقة الاستقبال، ومنطقة الضيوف، وقاعات الاجتماعات.
مراجعة ومعالجة جميع احتياجات المعدات والأثاث لمناطق الضيوف بانتظام.
توفير مجموعة كاملة من خدمات الدعم الإداري والمالي حسب الحاجة
مراقبة وصيانة جميع ميزانيات مكتب المشرف، بما في ذلك تقديم التقارير الشهرية.
التعامل مع الوثائق السرية وضمان سلامتها.
أداء مهام أخرى بما في ذلك المشاريع حسب تكليف مساعد المشرف في ISG

المؤهلات:
درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة
خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو منصب إداري مماثل.
إجادة استخدام مايكروسوفت أوفيس وجوجل سويت.
إجادة اللغة الإنجليزية
معرفة متعمقة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية.
إلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير.
مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
قدرات تواصل وتفاوض متميزة.
نزاهة وسرية تامة.

للتقديم اضغط هنا