أعلنت مجموعة المدارس الدولية International Schools Group عن وظيفة السكرتير التنفيذي Executive Secretary شاغرة وذلك للعمل بالدمام

المسؤوليات:
إظهار الالتزام بسلامة وأمن الأطفال والشباب وحماية الطفل
اكتساب معرفة عملية بسياسات وممارسات وإجراءات منظمة منطقة ISG والحفاظ عليها.
تقديم الدعم الإداري والمالي للمدير المساعد والمدير التنفيذي حسب الحاجة لتلبية احتياجات المدارس
تنظيم وحفظ جدول أعمال مدير المدرسة والمدير المساعد والمدير التنفيذي وترتيب المواعيد حسب الحاجة.
إعداد الوثائق والتقارير والقوائم ومحاضر الاجتماعات وما إلى ذلك حسب الحاجة.
حضور الاجتماعات وتدوين محاضرها.
ترتيبات سفر المدير المساعد والمدير التنفيذي.
التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من سلامتها.
المبادرة في تحديد أولويات المهام لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
تقديم الدعم للطلاب وأولياء الأمور فيما يتعلق بدورك:
إعداد وطباعة بطاقات هوية الطلاب حسب الحاجة.
إعداد وطباعة شهادات الطلاب حسب الحاجة.
إدارة قوائم مجموعات توزيع البريد الإلكتروني للطلاب.
توفير المعلومات ذات الصلة المطلوبة لمراجع الطلاب.
تحديث قوائم الموظفين والطلاب.
تتبع وإعداد تقرير أسبوعي موجز عن حضور الطلاب وتحليل انضباطهم. ترتيب الاختبارات والامتحانات واستلام النتائج عند الحاجة.
المساعدة والتنسيق في المهام المتعلقة برحلات الطلاب.
استقبال المكالمات الهاتفية ومراجعتها وإعادة توجيهها حسب الاقتضاء.
الحفاظ على اللوازم المكتبية وطلب السلع.
الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.
إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير حسب التكليف.
إنشاء جدول الفعاليات والحفاظ عليه.
المساعدة في إعداد الفعاليات.
دعم طلبات مكتب الشؤون المالية في ISG.
مساعدة الموظفين الجدد في ترتيبات الهوية والمواصلات.
تقديم الدعم اللازم للمعلم البديل، حسب متطلبات المدرسة إن وجد.
أداء مهام أخرى يكلفك بها مشرفك أو مساعد المدير أو المدير.

المؤهلات:
درجة البكالوريوس كحد أدنى في مجال ذي صلة.
معرفة متعمقة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية.
خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي أو منصب إداري مماثل.
إجادة استخدام مايكروسوفت أوفيس وجوجل.
إجادة اللغة الإنجليزية
إلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير.
مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
مهارات تواصل وتفاوض متميزة والنزاهة والسرية.

للتقديم اضغط هنا