أعلنت منظمة اليونيسف unicef عن وظيفة مساعد إداري ، الخدمات العامة Administrative Assistant, General Services شاغرة وذلك للعمل بالرياض.



المسؤوليات:
يوفر مساعدة السفر للموظفين في قسم لترتيبات السفر واستحقاقات بناء على قواعد وسياسات المنظمة. يتواصل مع جهات اتصال السفر ذات الصلة لضمان حصول المنظمة على أفضل خدمة وسعر لجميع السفر.
موجزات / إلغاء ملخصات الموظفين عن المسائل المتعلقة بالمسائل الإدارية ذات الصلة مثل التأشيرات والتصريح الأمني ​​وإجراءات التوثيق.
مقتطفات ، والمدخلات ، ويحافظ على والتحقق من صحة سجلات السفر في نظام السفر في المنظمة لضمان دقة المعاملات المتعلقة بتكاليف السفر وسفر الموظفين
المساعدة في إعداد الميزانيات على تكاليف السفر والحفاظ على سجلات مراقبة ميزانية السفر.
معالجة الفواتير:
مسؤول عن جمع الفواتير وتقديم المستندات للموافقة عليها ، وبعد ذلك معالجة في الرؤية.
تحميل الملفات الإلكترونية والتحقق من النتائج إلى النظام الوجهة.
الرد على حالة معاملة العميل والاستفسارات الأخرى.
التعاقد على الخدمات وأوامر الشراء:
يسهل معالجة العقود الخاصة بالخبراء الاستشاريين والشركاء الخارجيين الذين يقدمون خدمة إلى القسم. ويشمل ذلك إعداد المستندات وحفظها ، واستكمال النماذج والقوالب اللازمة ، وتحميل الاختصاصات في الرؤية ، واتخاذ الترتيبات اللوجستية اللازمة.
يحافظ على قوائم البائعين والشركاء وقوائم المستشارين محدثة.
اتخاذ الترتيبات اللازمة لشراء وتوزيع اللوازم المكتبية في الوقت المناسب.
الأحداث والمؤتمرات:
يدعم أنشطة تطوير القدرات والمؤتمرات من خلال اتخاذ الترتيبات اللوجستية ، من خلال التواصل مع الميسرين ، والمطاعم والمضيفين.
الترتيب من خلال الاتصال مع المشاركين حول مدى توافرها.
التنسيق مع نقاط اتصال الميزانية وقسم على التكاليف والاحتياجات.
إعداد المواد الأساسية للمشاركين وتحميل المواد التي تم مسحها في الإنترانت.
الإعداد والمحافظة على جداول أعمال الاجتماع والأحداث المتعلقة بالتزامات مجموعة العمل.
إدارة الممتلكات ، المعدات المكتبية ، المركبات:
دعم إدارة اللوازم الإدارية والمعدات المكتبية والمركبات ، وتحديث المخزون من العناصر.
المراقبة والإشراف على الاستخدام المناسب والملائم للإمدادات. يضمن أن الخدمات وصيانة المباني وفقا للمعايير التنظيمية.


الواجبات الإدارية العامة:
الحفاظ على الملفات الثابتة والإلكترونية وتحديث أنظمة قاعدة البيانات بما يضمن تسجيل المعلومات السرية وحفظها والتخلص منها في الوقت المناسب
الحفاظ على سجلات الحضور / بمثابة نقطة اتصال الإجازة.
مراقبة استخدام جميع طلبات المدخلات المالية وتقديم تقرير إلى المشرف عن التعديلات اللازمة (الاستخدام المفرط ، ونقص الأموال ، وما إلى ذلك) التعرف على الإرشادات / الأدوات المتعلقة برصد البرنامج وتقديم تقرير إلى المشرف عن التغييرات المهمة.



للتقديم اضغط هنا