أعلنت شركة جابية JABIYAH عن وظيفة سكرتير تنفيذي Executive Secretary شاغرة وذلك للعمل بجدة

المسؤوليات:
إدارة التقويمات التنفيذية والاجتماعات والمواعيد والزيارات والتعارضات في المواعيد
تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وضمان إعداد جميع المعلومات والمواد اللازمة مسبقاً
تتبع المهام التنفيذية والقرارات والالتزامات والإجراءات المعلقة حتى اكتمالها
إعداد جدول أعمال الاجتماعات ومحاضرها وبنود العمل وتقارير المتابعة
صياغة وإدارة المراسلات المهنية ورقيات البريد الإلكتروني والخطابات والتقارير والوثائق التنفيذية
تنسيق الاتصالات بين التنفيذيين وأعضاء الفريق والعملاء والأعضاء والشركاء والأطراف الخارجية
التعامل مع الوثائق السرية ومعلومات العملاء والعقود والسجلات الداخلية ومعلومات الأعمال الحساسة بسرية تامة
ترتيب أولويات الطلبات الواردة وتحديد ما يتطلب اهتماماً فورياً أو متابعة أو التصعيد أو جدولة
الحفاظ على سجلات رقمية ومادية منظمة مع مراقبة دقيقة للوثائق
المتابعة مع الأطراف المسؤولة دون الحاجة لتوجيهات متكررة من الإدارة
إعداد تحديثات تنفيذية موجزة تسلط الضوء على البنود المكتملة والمعلقة والمؤجلة والتي تتطلب قرارات
دعم الأعضاء التنفيذيين والضيوف بمستوى عالٍ من الاحترافية والسرية
إدارة التغييرات غير المتوقعة والطلبات العاجلة والأولويات المتنافسة دون فقدان مسار الالتزامات القائمة
استخدام التقويمات وأنظمة إدارة علاقات العملاء وأدوات إدارة المهام ومايكروسوفت أوفيس وغيرها من منصات الأعمال بكفاءة
توفير دعم تنفيذي وإداري إضافي حسب متطلبات العمل

المتطلبات:
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو الإدارة أو أي مجال ذي صلة
خبرة سابقة في مجال السكرتارية التنفيذية أو المساعد التنفيذي أو أدوار الدعم الإداري العليا يُفضل وجودها
مهارات اتصال ممتازة باللغة العربية ومهارات كتابة مهنية
كفاءة جيدة في العمل باللغة الإنجليزية
إتقان قوي لبرامج مايكروسوفت أوفيس وتحديداً أوتلوك ووورد وإكسل وباوربوينت
مهارات استثنائية في التنظيم والمتابعة وإدارة الوقت
اهتمام قوي بالتفاصيل والقدرة على تحديد المعلومات المفقودة أو المشكلات المحتملة
مظهر مهني ومهارات تواصل وإتيكيت الأعمال
مستوى عالٍ من السرية والكتمان
القدرة على العمل بشكل مستقل وتحمل المسؤولية عن الواجبات المسندة
القدرة على إدارة الضغط وتغيير الأولويات والمهام المتزامنة المتعددة

للتقديم اضغط هنا