أعلنت شركة ايكوم AECOM Company عن وظيفة مساعد إداري Administrative Assistant شاغرة وذلك للعمل بجدة

المسؤوليات:
توفير الدعم الإداري الشامل والإرشاد لواحد أو أكثر من المديرين داخل المكتب أو وحدة العمل
قيادة إعداد المراسلات والنماذج والجداول البيانات والوثائق ومراجعتها وتنسيقها مع الاهتمام الدقيق بالتفاصيل
إدارة تنسيق التقويمات المعقدة جدولة الاجتماعات ولوجستيات السفر لعدة أصحاب مصلحة
توجيه إدارة مخزون اللوازم المكتبية وعلاقات الموردين لتحسين الكفاءة وفعالية التكلفة
إنشاء وتنظيم أنظمة ملفات المشاريع على الخوادم والأنظمة المشتركة وضمان إمكانية الوصول والامتثال
قيادة اجتماعات المشروع وإعداد محاضر شاملة وتنسيق الوثائق وتنسيق التوزيع على أصحاب المصلحة والعملاء المعنيين
تطوير وتنسيق تقارير ووثائق المشروع وضمان التوافق مع المعايير التنظيمية
قيادة مبادرات إعداد المشروع ودعم تطوير المهام المالية باستقلالية متزايدة
إدارة تحديثات التقدير عند الإكمال وثائق أوامر التغيير بشكل مستقل
إجراء مراجعات شاملة لفواتير المشروع وضمان ترميز المهام بدقة عبر مشاريع متعددة
قيادة أنشطة المشتريات للمواد المتعلقة بالمشروع وإدارة علاقات الموردين بشكل استراتيجي
دفع تطوير وتنفيذ وثائق المشروع ومتطلبات الامتثال
الحفاظ على وتحديث معلومات الموردين والعملاء في الأنظمة ذات الصلة بدقة وفي الوقت المناسب
إجراء مراجعات التأهيل للموردين ومقاولين الباطن المستخدمين بانتظام وتقديم التوصيات
التنسيق مع فرق الشؤون القانونية والامتثال بشأن المسائل المتعلقة بالعقود وتخفيف المخاطر
إدارة وثائق تقييم المخاطر وعمليات الموافقة بشكل مستقل
قيادة أنشطة تطوير المقترحات وإدارة تدفقات عمل الموافقة لضمان التسليم في الوقت المناسب
توفير المساعدة التسويقية الاستراتيجية للمقترحات بما في ذلك إعداد المستندات وتنسيق الرسومات وضمان الجودة
تطوير والحفاظ على جداول ومواعيد زمنية شاملة للمقترحات عبر تقديمات متعددة
قيادة جهود إعداد وتنسيق وثائق المناقصات
إدارة عمليات تحميل وتنزيل المستندات وتسجيل الموردين في أنظمة المشتريات مع الاهتمام بالامتثال
إعداد وتنسيق المستندات المطلوبة للمراجعة والتوقيع وضمان الدقة والكمال
تطبيق المعايير المهنية والممارسات والإجراءات في جميع المهام وإرشاد أعضاء الفريق حول أفضل الممارسات
إدارة أولويات معقدة متعددة في وقت واحد مع الحفاظ على معايير الدقة والجودة
التواصل بشكل شفاف مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة وتوفير تحديثات وتوصيات استباقية
إظهار المرونة والقدرة على التكيف في بيئة عمل ديناميكية مع دفع التحسين المستمر
المساهمة في ثقافة فريق تعاونية وداعمة من خلال القيادة والمبادرة
تحديد أوجه القصور في العمليات والتوصية بالحلول لتعزيز الفعالية التشغيلية

المتطلبات:
شهادة الثانوية العامة بالإضافة إلى ثلاث سنوات من الخبرة الإدارية ذات الصلة أو
دبلوم إدارة إدارية أو مكتبية ذات صلة بالإضافة إلى سنتين من الخبرة المهنية
الكفاءة في استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس وورد وإكسل وباوربوينت وأوتلوك
مهارات تواصل كتابية ولفظية ممتازة
قدرات تنظيمية وقدرة قوية على إدارة الوقت
انتباه استثنائي للتفاصيل والدقة
القدرة على أداء مهام متعددة وترتيب الأولوية بفعالية
مهارات إعداد وتنسيق المستندات المهنية
خبرة في تنسيق الاجتماعات وتدوين المحاضر
توجه خدمة العملاء ومهارات التعامل مع الآخرين
القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة
عقلية حل المشكلات مع نهج تعاوني
خبرة مثبتة في دعم إدارة المشاريع أو بيئات الاستشارات
الإلمام بالعمليات المالية للمشاريع والمصطلحات
الخبرة في أنظمة المشتريات ومنصات إدارة الموردين

للتقديم اضغط هنا

جزاك الله خير

__________________
ومن يعمل من الصالحات وهو مؤمن فلا يخاف ظلما ولا هضما